Independent Living Scheme Management Assistant

At Cartrefi Conwy, we believe everyone deserves a safe, warm home and the chance to live well. Our Independent Living service plays a vital role in achieving that vision - and now we're looking for someone who's passionate about people, community and making a meaningful difference every day.

We're excited to welcome a Scheme Management Assistant who will help us deliver excellent customer service, safe and well-managed schemes, and supportive, thriving communities.

About the Role

As a Scheme Management Assistant, you'll provide professional, friendly and responsive support to our tenants and our Independent Living team.
You'll help ensure our schemes are safe, compliant and welcoming places to live, while supporting tenancy sustainability and keeping everything running smoothly.

This is a role where no two days are the same. One moment you might be welcoming a new resident, the next checking fire alarms, supporting a tenant with a query or coordinating with repairs teams. What stays consistent is your commitment to great service and doing the right thing for our customers.

Location: Across the Cartrefi Conwy operational area
Hours: Part-time, 18.5 hours per week
Salary: £24,676 per annum (pro rata for part-time hours)
You'll need: A UK driving licence & access to your own vehicle

What You'll Be Doing

• Being the first point of contact for tenants, offering warm, responsive support
• Carrying out scheme checks, alarm testing and fire safety procedures
• Assisting with tenancy management, including visits and low-level ASB cases
• Welcoming new residents and helping them settle into their homes
• Supporting tenants to access benefits or financial help where needed
• Coordinating with contractors and reporting repairs
• Maintaining accurate records to support compliance and high-quality service
• Making every contact count - identifying issues early and helping prevent tenancy problems

What You'll Bring

• Experience of working directly with customers - especially vulnerable customers
• Excellent communication and people skills
• Ability to prioritise, stay organised and work independently
• A team-first mindset
• Basic IT skills (Word, Excel)
• A proactive approach to problem-solving and improving services
• Welsh language skills are highly desirable

What You'll Receive

• A supportive, friendly and forward-thinking workplace
• Opportunities for development and career progression
• The chance to make a genuine impact in people's lives
• A role where your values and actions truly matter

If you're passionate about supporting people, creating safe communities and making a positive difference every day, we'd love to hear from you.

Our culture is brought to life through our three commitments - and you'll be at the heart of each one.

• We Lead by Example

You'll set a positive tone in everything you do - from delivering excellent customer service to keeping accurate records and ensuring safety and compliance across our schemes.

• We Are Stronger Together

You'll work closely with Independent Living Coordinators, Neighbourhood Services, Customer Services and external partners - ensuring our tenants receive the best possible support.

• We Do the Right Thing

You'll act with empathy, fairness and professionalism - whether helping a tenant in difficulty, addressing a concern, or ensuring schemes meet safety standards.

Apply now and help us shape communities to be proud of - together.

Job Description and Person Specification

Yn Cartrefi Conwy, rydym yn credu bod pawb yn haeddu cartref diogel a chynnes a'r cyfle i fyw'n dda. Mae ein gwasanaeth Byw'n Annibynnol yn chwarae rhan hanfodol wrth wireddu'r weledigaeth honno - ac erbyn hyn rydym yn chwilio am rywun sy'n angerddol am bobl, cymuned, a gwneud gwahaniaeth gwirioneddol bob dydd.

Rydym yn gyffrous i groesawu Cynorthwyydd Rheoli Cynllun a fydd yn ein helpu i ddarparu gwasanaeth cwsmer rhagorol, cynlluniau diogel ac wedi'u rheoli'n dda, a chymunedau cefnogol sy'n ffynnu.

Ynghylch y Rôl

Fel Cynorthwyydd Rheoli Cynllun, byddwch yn darparu cymorth proffesiynol, cyfeillgar ac ymatebol i'n tenantiaid ac i'n tîm Byw'n Annibynnol.
Byddwch yn helpu i sicrhau bod ein cynlluniau'n lefydd diogel, cydymffurfiol a chroesawgar i fyw ynddynt, gan gefnogi cynaliadwyedd tenantiaethau a sicrhau bod pob dim yn rhedeg yn esmwyth.

Dyma rôl lle nad yw dau ddiwrnod byth yr un fath. Efallai y byddwch yn croesawu trigolyn newydd un funud, ac wedyn yn gwirio larwm tân, yn cefnogi tenant gyda chwestiwn neu'n cydlynu â thimau atgyweirio. Yr hyn sy'n aros yn gyson yw'ch ymrwymiad i wasanaeth gwych a gwneud y peth iawn i'n cwsmeriaid.

Lleoliad: Ar draws ardal weithredol Cartrefi Conwy
Oriau: Rhan-amser, 18.5 awr yr wythnos
Cyflog: £24,676 y flwyddyn (pro rata ar gyfer oriau rhan-amser)
Angenrheidiau: Trwydded yrru'r DU a mynediad at eich cerbyd eich hun

Beth Fyddwch yn ei Wneud

• Bod yn bwynt cyswllt cyntaf i denantiaid, gan gynnig cymorth cynnes ac ymatebol
• Cynnal gwiriadau cynllun, profi larwm a gweithdrefnau diogelwch tân
• Cynorthwyo rheoli tenantiaethau, gan gynnwys ymweliadau ac achosion ASB lefel isel
• Croesawu trigolion newydd a helpu nhw i ymgartrefu
• Cefnogi tenantiaid i gael budd-daliadau neu gymorth ariannol pan fo angen
• Cydlynu â chontractwyr ac adrodd ar waith atgyweirio
• Cynnal cofnodion cywir i gefnogi cydymffurfiaeth a gwasanaeth o ansawdd uchel
• Gwneud pob cyswllt yn bwysig - canfod materion yn gynnar a helpu i atal problemau tenantiaeth

Yr Hyn y Byddech yn Dod â Chi

• Profiad o weithio'n uniongyrchol gyda chwsmeriaid - yn enwedig cwsmeriaid bregus
• Sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol rhagorol
• Y gallu i flaenoriaethu, aros yn drefnus ac gweithio'n annibynnol
• Agwedd tîm-yn-gyntaf
• Sgiliau TG sylfaenol (Word, Excel)
• Ymagwedd ragweithiol at ddatrys problemau a gwella gwasanaethau
• Mae sgiliau Cymraeg yn fanteisiol iawn

Yr Hyn a Gynigiwn i Chi

• Gweithle cefnogol, cyfeillgar ac arloesol
• Cyfleoedd ar gyfer datblygiad a chynnydd
• Y cyfle i wneud effaith wirioneddol ar fywydau pobl
• Rôl lle mae eich gwerthoedd a'ch gweithredoedd yn wirioneddol bwysig

Os ydych chi'n angerddol am gefnogi pobl, creu cymunedau diogel a gwneud gwahaniaeth cadarnhaol bob dydd, byddem wrth ein bodd yn clywed gennych.

Mae ein diwylliant yn dod yn fyw drwy'n tair ymrwymiad - a byddwch chi wrth galon pob un ohonynt.

Rydym yn Arwain drwy Enghraifft

Byddwch yn gosod naws gadarnhaol ym mhopeth a wnewch - o ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol i gadw cofnodion cywir a sicrhau diogelwch a chydymffurfiaeth ar draws ein cynlluniau.

Rydym yn Gryfach Gyda'n Gilydd

Byddwch yn gweithio'n agos gyda Chydlynwyr Byw'n Annibynnol, Gwasanaethau Cymdogaethol, Gwasanaethau Cwsmeriaid a phartneriaid allanol - gan sicrhau bod ein tenantiaid yn cael y cymorth gorau posibl.

Rydym yn Gwneud y Peth Iawn

Byddwch yn gweithredu gyda chydymdeimlad, tegwch a phroffesiynoldeb - p'un a yw'n helpu tenant mewn anhawster, mynd i'r afael â phryder neu sicrhau bod cynlluniau'n cyrraedd safonau diogelwch.

Gwnewch gais nawr a helpwch ni i lunio cymunedau y gallwn ni i gyd fod yn falch ohonynt - gyda'n gilydd.

Disgrifiad Swydd a Manyleb Person

Os hoffech i mi hefyd gyfieithu unrhyw rannau ychwanegol, addasu'r arddull neu greu fersiwn fer ar gyfer hysbyseb swydd, dim ond dweud!