Job Description
Estates Co-ordinator
Salary: £34,000 per annum.
Location: Cardiff Office
Contract: Permanent, Full-time - 35 hours per week
Benefits:
Find out more about Action for Children here: Action for Children and on X, LinkedIn, Facebook or YouTube to get to know us better.
A bit about the role
Our Estates Co-ordinator role reports directly to the Estates Business Support Manager. This role offers the opportunity to lead the day-to-day operations of our Estates administrative team, whilst also managing our in-house Estates helpdesk. You'll oversee the effective maintenance of our property databases and systems and support the delivery of national maintenance programs across the UK.
In this exciting position, you'll supervise Estates Administrators and coordinate their efforts in assisting a designated Regional Estates Manager and an allocated area of services. You'll ensure critical systems across Compliance, Salesforce, travel, and Health & Safety are consistently updated and maintained. You'll also serve as a key contact for external contractors, gathering essential project information and helping resolve queries that require escalation.
Beyond administrative leadership, you'll manage our transport fleet and utility contracts, with additional responsibilities for facilities management at our Cardiff Office. This role is ideal for someone who thrives in a collaborative environment, has excellent organisational skills, and is eager to make a lasting impact across our national Estates operations.
How you'll help to create brighter futures
We are unable to offer sponsorship for this role
For more information about the role, please review our full job description by clickinghere.
If, for any reason, you need support with your application, please contact Scott Jones at recruitmentservice@actionforchildren.org.uk quoting reference 11744 and we'll be happy to give you any support you require.
Diversity, equality, and inclusion
At Action for Children, we're dedicated to building a diverse, inclusive, and authentic workplace. We actively encourage applications from Black, Asian & Minority Ethnic, and disabled candidates as they are under-represented within Action for Children. We want to take deliberate and purposeful action to ensure equal opportunity to all groups in society and for Action for Children.
Useful Documents:
Cyflog: £34,000 y flwyddyn.
Lleoliad: Swyddfa Caerdydd
Contract: Parhaol, Llawn amser - 35 awr yr wythnos
Buddion:
Dysgwch fwy am Weithredu dros Blant yma: Gweithredu dros Blant ac ar X, LinkedIn, Facebook neu YouTube i ddod i'n hadnabod ni'n well.
Gair am y rôl
Mae ein Cydlynydd Ystadau yn adrodd yn uniongyrchol i'r Rheolwr Cymorth Busnes Ystadau. Mae'r rôl hon yn cynnig y cyfle o arwain gweithredoedd ddydd-i-ddydd ein tîm gweinyddu Ystadau, gan hefyd reoli ein desg gymorth Ystadau mewnol. Byddwch yn goruchwylio cynnal effeithiol ein cronfeydd data a systemau a chefnogi'r cyflenwi o raglenni cynnal cenedlaethol ar draws y DU.
Yn y swydd gyffrous hon, byddwch yn arolygu Gweinyddwyr Ystadau a chydlynu eu hymdrechion mewn helpu Rheolwr Ystadau Rhanbarthol penodol a maes o wasanaethau a ddyrennir. Byddwch yn sicrhau bod systemau allweddol ar draws Cydymffurfio, Salesforce, teithio, ac Iechyd a Diogelwch yn cael eu diweddaru a'u cynnal yn gyson. Byddwch hefyd yn gwasanaethu fel cyswllt allweddol ar gyfer contractwyr allanol, yn casglu gwybodaeth brosiect hanfodol a helpu datrys ymholiadau sydd angen eu huwchgyfeirio.
Tu draw i arweinyddiaeth weinyddol, byddwch yn rheoli ein fflyd trafnidiaeth a chontractau cyfleustodau gyda chyfrifoldebau ychwanegol ar gyfer rheoli cyfleusterau yn ein swyddfa yng Nghaerdydd. Mae'r rôl hon yn ddelfrydol ar gyfer rhywun sy'n ffynnu mewn amgylchedd gydweithredol, sydd â sgiliau trefniadol ardderchog, ac yn awyddus i wneud effaith barhaol ar draws gweithrediadau ein Hystadau cenedlaethol.
Sut y byddwch yn helpu i greu dyfodol mwy llewyrchus
Sylwer na allwn gynnig nawdd ar gyfer y rôl hon.
I gael rhagor o wybodaeth am y rôl, adolygwch ein disgrifiad swydd llawn drwy glicio yma.
Os oes angen cymorth arnoch chi â'ch cais am unrhyw reswm, cysylltwch â Scott Jones ynrecruitmentservice@actionforchildren.org.uk gan ddyfynnu'r cyfeirnod 11744 a byddwn yn falch o roi unrhyw gymorth sydd ei angen arnoch chi.
Amrywiaeth, cydraddoldeb a chynhwysiant
Yn Gweithredu dros Blant, rydym yn ymroddedig i feithrin gweithle amrywiol, cynhwysol a dilys. Rydym yn annog ceisiadau'n frwd gan ymgeiswyr Du, Asiaidd ac o Ethnigrwydd Lleiafrifol, ac ymgeiswyr anabl, am nad ydynt wedi eu cynrychioli'n ddigonol yn Gweithredu dros Blant. Rydym am gymryd camau pwrpasol a bwriadol i sicrhau cyfleoedd cyfartal i bob grŵp mewn cymdeithas ac i Gweithredu dros
Dogfennau Defnyddiol:
Estates Co-ordinator
Salary: £34,000 per annum.
Location: Cardiff Office
Contract: Permanent, Full-time - 35 hours per week
Benefits:
- 29 days annual leave PLUS bank holidays, with up to 5 additional days for continuous service and option to buy or sell leave
- Gain professional qualifications and excellent training/development opportunities
- Flexible maternity, adoption, and paternity packages
- Pension with up to 7% employer contribution with included life assurance cover
- Staff discount portal and Blue Light Card eligibility with 15,000 national retailers discounts.
Find out more about Action for Children here: Action for Children and on X, LinkedIn, Facebook or YouTube to get to know us better.
A bit about the role
Our Estates Co-ordinator role reports directly to the Estates Business Support Manager. This role offers the opportunity to lead the day-to-day operations of our Estates administrative team, whilst also managing our in-house Estates helpdesk. You'll oversee the effective maintenance of our property databases and systems and support the delivery of national maintenance programs across the UK.
In this exciting position, you'll supervise Estates Administrators and coordinate their efforts in assisting a designated Regional Estates Manager and an allocated area of services. You'll ensure critical systems across Compliance, Salesforce, travel, and Health & Safety are consistently updated and maintained. You'll also serve as a key contact for external contractors, gathering essential project information and helping resolve queries that require escalation.
Beyond administrative leadership, you'll manage our transport fleet and utility contracts, with additional responsibilities for facilities management at our Cardiff Office. This role is ideal for someone who thrives in a collaborative environment, has excellent organisational skills, and is eager to make a lasting impact across our national Estates operations.
How you'll help to create brighter futures
- Lead, Mentor and manage a team of Estates Administrators, ensuring high performance and professional development
- Develop, manage and monitor a facilities budget, ensuring cost-effectiveness whilst maintaining high standards of services and safety
- Producing detailed reports for the Senior Leadership Team in relation to ongoing projects and budgets
- Supporting the development and implementation of the internal business systems and policies including Compliance and Fleet.
- Supporting the development and implementation of our internal continuity plan, collaborating closely with tenants to advise on their own needs and requirements for business continuity.
- Ensuring our Estates Administrators continue to deliver a high standard of customer service to all building occupants and visitors, including commercial tenants, Action for Children staff and external parties.
- Work collaboratively and hold meetings with Regional Estates Managers and Head of Health Safety and Wellbeing to report on all building matters.
- Experience of leading and motivating a team within an administrative Estates Team or Property Sector
- Excellent IT Skills, with an ability to produce detailed reports for the Senior Leadership Team
- Ability to de-escalate challenging queries or complaints
- Excellent budget setting and income and expenditure skills.
- Effective written and communication skills, especially to manage relationships.
- A competent understanding of business continuity and emergency planning.
- The ability to manage change processes and outcomes.
- Understanding of diversity issues as it relates to people and buildings management.
- Willingness to work outside of normal business hours as and when required
- Willingness to travel to other sites as and when required
We are unable to offer sponsorship for this role
For more information about the role, please review our full job description by clickinghere.
If, for any reason, you need support with your application, please contact Scott Jones at recruitmentservice@actionforchildren.org.uk quoting reference 11744 and we'll be happy to give you any support you require.
Diversity, equality, and inclusion
At Action for Children, we're dedicated to building a diverse, inclusive, and authentic workplace. We actively encourage applications from Black, Asian & Minority Ethnic, and disabled candidates as they are under-represented within Action for Children. We want to take deliberate and purposeful action to ensure equal opportunity to all groups in society and for Action for Children.
Useful Documents:
- Action for Children employee benefits
- AfC Commitment Statement
Cyflog: £34,000 y flwyddyn.
Lleoliad: Swyddfa Caerdydd
Contract: Parhaol, Llawn amser - 35 awr yr wythnos
Buddion:
- 29 diwrnod o wyliau blynyddol A gwyliau banc, gyda hyd at 5 diwrnod ychwanegol am wasanaeth parhaus ac opsiwn i brynu neu werthu dyddiau rhydd
- Ennill cymwysterau proffesiynol â chyfleoedd hyfforddiant/datblygiad rhagorol.
- Pecynnau mamolaeth, mabwysiadu a thadolaeth hyblyg.
- Pensiwn â hyd at 7% o gyfraniad y cyflogwr, sy'n cynnwys yswiriant bwyd
- Porth disgownt staff a chymhwysedd Cerdyn Golau Glas gyda disgowntiau gan 15,000 o werthwyr cenedlaethol
Dysgwch fwy am Weithredu dros Blant yma: Gweithredu dros Blant ac ar X, LinkedIn, Facebook neu YouTube i ddod i'n hadnabod ni'n well.
Gair am y rôl
Mae ein Cydlynydd Ystadau yn adrodd yn uniongyrchol i'r Rheolwr Cymorth Busnes Ystadau. Mae'r rôl hon yn cynnig y cyfle o arwain gweithredoedd ddydd-i-ddydd ein tîm gweinyddu Ystadau, gan hefyd reoli ein desg gymorth Ystadau mewnol. Byddwch yn goruchwylio cynnal effeithiol ein cronfeydd data a systemau a chefnogi'r cyflenwi o raglenni cynnal cenedlaethol ar draws y DU.
Yn y swydd gyffrous hon, byddwch yn arolygu Gweinyddwyr Ystadau a chydlynu eu hymdrechion mewn helpu Rheolwr Ystadau Rhanbarthol penodol a maes o wasanaethau a ddyrennir. Byddwch yn sicrhau bod systemau allweddol ar draws Cydymffurfio, Salesforce, teithio, ac Iechyd a Diogelwch yn cael eu diweddaru a'u cynnal yn gyson. Byddwch hefyd yn gwasanaethu fel cyswllt allweddol ar gyfer contractwyr allanol, yn casglu gwybodaeth brosiect hanfodol a helpu datrys ymholiadau sydd angen eu huwchgyfeirio.
Tu draw i arweinyddiaeth weinyddol, byddwch yn rheoli ein fflyd trafnidiaeth a chontractau cyfleustodau gyda chyfrifoldebau ychwanegol ar gyfer rheoli cyfleusterau yn ein swyddfa yng Nghaerdydd. Mae'r rôl hon yn ddelfrydol ar gyfer rhywun sy'n ffynnu mewn amgylchedd gydweithredol, sydd â sgiliau trefniadol ardderchog, ac yn awyddus i wneud effaith barhaol ar draws gweithrediadau ein Hystadau cenedlaethol.
Sut y byddwch yn helpu i greu dyfodol mwy llewyrchus
- Arwain, Mentor a rheoli tîm o Weinyddwyr Ystadau, gan sicrhau perfformiad uchel a datblygiad proffesiynol
- Datblygu, rheoli a monitro'r gyllideb cyfleusterau, gan sicrhau cost-effeithiolrwydd wrth gynnal safonau uchel o wasanaethau a diogelwch
- Cynhyrchu adroddiadau manwl ar gyfer yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth mewn perthynas â phrosiectau a chyllidebau parhaus
- Cefnogi'r gwaith o ddatblygu a gweithredu'r systemau a'r polisïau busnes mewnol gan gynnwys Cydymffurfiaeth a Fflyd.
- Cefnogi'r gwaith o ddatblygu a gweithredu ein cynllun parhad mewnol, gan gydweithio'n agos â thenantiaid i gynghori ar eu hanghenion a'u gofynion eu hunain ar gyfer parhad busnes.
- Sicrhau bod ein Gweinyddwyr Ystadau yn parhau i ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid o safon uchel i bob deiliad adeilad ac ymwelydd, gan gynnwys tenantiaid masnachol, staff Gweithredu dros Blant a phartïon allanol.
- Gweithio ar y cyd a chynnal cyfarfodydd gyda Phennaeth Ystadau a Phennaeth Diogelwch Iechyd a Lles i adrodd ar yr holl faterion adeiladu.
- Profiad o arwain ac ysgogi tîm o fewn Tîm Ystadau gweinyddol neu Sector Eiddo
- Sgiliau TG Ardderchog, gyda gallu i lunio adroddiadau manwl ar gyfer yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth
- Y gallu i ddadleoli ymholiadau heriol neu gwynion
- Gosod cyllideb ardderchog a sgiliau incwm a gwariant.
- Sgiliau ysgrifenedig a chyfathrebu effeithiol, yn enwedig i reoli perthnasoedd.
- Dealltwriaeth gymwys o barhad busnes a chynllunio argyfwng.
- Y gallu i reoli prosesau a chanlyniadau newid.
- Dealltwriaeth o faterion amrywiaeth gan ei fod yn ymwneud â rheoli pobl ac adeiladau.
- Parodrwydd i weithio y tu allan i oriau busnes arferol fel a phan fo angen
- Parodrwydd i weithio i safleoedd eraill pryd a phan fo angen
Sylwer na allwn gynnig nawdd ar gyfer y rôl hon.
I gael rhagor o wybodaeth am y rôl, adolygwch ein disgrifiad swydd llawn drwy glicio yma.
Os oes angen cymorth arnoch chi â'ch cais am unrhyw reswm, cysylltwch â Scott Jones ynrecruitmentservice@actionforchildren.org.uk gan ddyfynnu'r cyfeirnod 11744 a byddwn yn falch o roi unrhyw gymorth sydd ei angen arnoch chi.
Amrywiaeth, cydraddoldeb a chynhwysiant
Yn Gweithredu dros Blant, rydym yn ymroddedig i feithrin gweithle amrywiol, cynhwysol a dilys. Rydym yn annog ceisiadau'n frwd gan ymgeiswyr Du, Asiaidd ac o Ethnigrwydd Lleiafrifol, ac ymgeiswyr anabl, am nad ydynt wedi eu cynrychioli'n ddigonol yn Gweithredu dros Blant. Rydym am gymryd camau pwrpasol a bwriadol i sicrhau cyfleoedd cyfartal i bob grŵp mewn cymdeithas ac i Gweithredu dros
Dogfennau Defnyddiol:
- Buddion Gweithwyr Gweithredu dros Blant
- Datganiad Ymrwymiad GdB